Hogyan vezess értekezletet? I. rész

Megbeszélések mindannyiunk életében vannak, és elvileg az a céljuk, hogy válaszoljanak a hol-is-vagyunk-mi-is-jön-most típusú kérdésekre, előremozdítsák a feladatok megoldását. Illetve hogy új energiával töltsenek fel, motiváljanak az előrehaladásban, és erősítsék a munkahelyi közösséget. Én például olyan típusú ember vagyok, aki legszívesebben másokkal együtt gondolkodik - beszélgetések közben jönnek az új ötleteim; közös gondolkodás kell ahhoz, hogy nagy felismeréseim megszülessenek; kell a rendszeres beszámolás ahhoz, hogy lássam, mivel vagyok elmaradva, és melyik feladatom lenne a legsürgősebb a többiek szempontjából. A munkatársakkal közös alkotás során új belső poénok teremtődnek, amiken még hetekig (évekig?) nevetünk, és ez további munkára motivál engem; és jó érzés összefutni a kollégákkal a folyosón és rájuk nézve tudni, hogy azonos, együtt tisztázott célokért dolgozunk. Ugyanakkor gyakran hallom, hogy a megbeszélés/meeting/értekezlet sok helyen felesleges valami, ami rendszertanilag a középkori kínzóeszközök kategóriáját gazdagítja, és a főnökök egyik kiemelten értelmetlen hatalomgyakorlási eszköze a szerencsétlen munkavállaló életében. Az önmegadók csak végigszenvedik, és megpróbálják a telefonjukkal elütni az időt, az élelmesebbek bevisznek egy határidőnaplót vagy legalább egy füzetet, mintha jegyzetelnének, és jobb híján megpróbálják a munka utáni bevásárlólista összeállításával, vagy a következő napi feladatok végiggondolásával hasznosabbá tenni az ottlétet.

A meetinget ugyanakkor vitán felül meghatározza a főnök vagy a megbeszélés összehívója. Ha ilyen szerepben vagy, neked van a leginkább esélyed arra, hogy javíts ezen az állapoton. Ez a bejegyzés azokat a szempontokat veszi sorra, amiket Te tehetsz azért, hogy az általad összehívott megbeszélés hatékonyabb legyen.

 

 

 

 

 

 

 

Első szint - gyors és könnyű lépések:

1. Készülj fel a megbeszélésre!
Fogj egy post-itet / füzetet / google-doksit a gépeden / trello-kártyát a telefonodon, és írd össze, mi fog történni! Mik azok a témák, amiknek szóba kell kerülnie? Milyen döntéseket vársz a végén? Kiknek a feladatvállalására számítasz? Kiknek a szempontjaira számítasz? Mik azok a témák, amikről feltétlenül döntéseket kell hozni, mik azok, amik csak tájékoztató jellegűek, mik azok, amikben némi ötletelésre lenne szükség? (Az értekezletre való felkészülésről egy külön bejegyzésben itt olvashatsz.)

 

2. Válassz alkalmas helyet!

Az alkalmas hely olyan, ahol

• Mindenki elfér egy körben ülve. Az előadóterem, ahol a szerepek automatikusan beállnak “előadó-hallgató” felosztásra, pl. nem ilyen.
• Nincs átjáróház. Ha nincs más hely, mint a munkahelyi kiskonyha, mert a tárgyalóban is épp megbeszélnek, legalább csukjátok be az ajtót, és írjátok ki, hogy “megbeszélés van, csak akkor gyere be, ha muszáj”.
• Nem túl ingergazdag a környezet. Vannak emberek (saját tapasztalat), akikkel nem lehet kávézókban, vagy utcára néző nagyablakos tárgyalókban megbeszélni, mert azonnal lekötik a figyelmüket a háttérben mászkáló emberek / autók / ügyetlen parkolási manőverek / akármi, ami nem a megbeszélés tárgya. Ez egyébként nem baj, csak számíts erre, és keressetek olyan helyet, ahol ez a kísértés nem fenyeget.

• Nem visszhangos, és lehet érteni egymást. A túl nagy és a túl kicsi hely is probléma. Túl kicsi helyen beszorul a levegő, és mindenki csak azt várja, hogy menjünk már. Ha pedig az emberek túl távol ülnek egymástól, akkor nem teremtődik meg az “együtt gondolkodunk” - érzés; visszhangos helyen ráadásul egy idő után fárasztó a folyamatos koncentráció arra, hogy halljuk a másikat messziről, és az ember esetleg cikinek találja, hogy tizedszer is elmondja, hogy “beszélj hangosabban, kérlek”, így inkább nem figyel oda többé. 

3. Gondold végig, hogy kit hívsz meg!
Leghatékonyabban 3-5, de max. 8 ember tud együtt dolgozni egy megbeszélésen. Vannak ennél nagyobb létszámú meetingek is, de azoknak jól körül kell járni a célját, hogy értelmük legyen. 
Így jól gondold végig, hogy 

• kit érint a feladat, 
• ki az, aki jó, ha tud a dologról, 
• kinek a külső szakértelmére/szempontjaira van szükséged, 
• hogy lehet elérni, hogy mindezek a szempontok ne eredményezzenek 8-nál több embert (vagyis esetleg kit lehet kihagyni).

 

4. Tisztázd a megbeszélés időkorlátait az elején!
… Vagy már a meghívó emailben / naptármeghívóban. És a legfontosabb trükk: tartsd be! Nincs olyan fontos gondolat vagy égető vita, ami indokolja a túlhúzást -- inkább beszéljetek meg egy új időpontot. (Ez egyébként nem igaz, vagy olyan, hogy vészhelyzet, de azok a megbeszélések másik kategóriába tartoznak.) Én is sokat tudok beszélni, éppen ezért rengeteget gyakoroltam (és gyakorlom máig) az időtartást -- és a profizmus lenyűgöző jelének tartom azt, amikor valaki azt mondja az elején, hogy 90 (vagy 60 vagy 47,5 vagy akármennyi) perc lesz a megbeszélés, és tényleg annyi!

 

5. Legyen jegyzőkönyv!
A jegyzőkönyv (vagy emlékeztető vagy hívd, ahogy szeretnéd) nem azért van, hogy hivatalosabban nézzen ki a dolog, vagy eltávolítson a való élettől. A fontos funkciókról és a jó jegyzőkönyvekről nemsokára olvashatsz külön, úgyhogy most csak annyit emelnék ki, hogy

• Kérj meg valakit, hogy jegyzeteljen a megbeszélés alatt (jó, ha nem te vagy az, így a beszélgetés vezetésére és az emberekre tudsz koncentrálni);
• Mindenképp szerepeljen a jegyzetek között az, amiről közös döntést hoztatok -- ilyenkor akár meg is kérheted a jegyzetelőt, hogy olvassa fel, mit írt le (mi volt a téma, milyen határidő kapcsolódik hozzá, kiderült-e a felelős, mi volt a tartalom, milyen feladatok derültek ki -- és szerepelnek-e ezek az emlékeztetőben);
• Legfontosabb: gondoskodj arról, hogy a jegyzőkönyv igen gyorsan elérhető legyen mindenki számára: küldd el emailben, vagy rakd fel a közös google-drivera, vagy a céges közös tárhelyre valahova, és erről küldj egy külön emailt, stb.

 

Ez se rossz jegyzőkönyv kezdetnek, de inkább válasszunk online felületet!

6. Tisztázd a megbeszélés elején röviden az eddig végiggondoltakat, vagyis

• Sorold fel a témákat, a megbeszélés céljait!
• Mondd el, mennyi idő lesz a megbeszélés!
• Mondd el, ki jegyzetel, és mikorra lesz kész a jegyzőkönyv!

Ezeket az alapfeltételeket már mostantól elkezdheted gyakorolni. Fontos tanács még, hogy az elején kell egy kis idő, míg a munkatársak hozzászoknak, hogy tényleg számíthatnak ezekre a keretekre, de tarts ki, és legalább 5 egymás utáni megbeszélésen különösen figyelj arra, hogy véletlenül se legyen hosszabb az ígértnél! 
Addig pedig, amíg ezek már begyakorlottan mennek, én nemsokára visszatérek a következő résszel!

Pótó Judit