Hogy készülj fel a megbeszélésre?

Vezetőként elég fontos, hogy Te magad összeszedett legyél azokon az alkalmakon, amikor a többi munkatárssal közösen egyeztettek. Minél kiélezettebb versenyhelyzetben levő cégnél dolgozol, annál valószínűbb, hogy te is tudod: minden olyan óra, amit megbeszélésre fordítunk, kiemelten drága, mert nem egy, hanem 3-4-(10-12?) ember munkaideje pörög párhuzamosan. Vannak azonban még fontosabb indokok arra, miért esszenciális a hatékony megbeszélés: az értekezletek a leghatékonyabb közös platformok hosszabb távon, ha jól használjuk őket ― és vezetőként elsősorban rajtad áll, hogy a munkatársaid ezeket az alkalmakat motiváló, eredményes, lendületet adó eseményként éljék meg.
Ugyanakkor nincsenek illúzióim: egyrészt nem minden vezető ilyen tudatos, másrészt még a legprofibb menedzsereknek is vannak rossz napjaik vagy stresszes időszakaik, amikor nem tudnak olyan megbeszéléseket varázsolni, amik egyszerre nyolc dimenzióban inspirálják és mozgatják meg a munkatársakat. A következő lista abban segít, hogyan készülj fel a megbeszélésekre akkor, ha te vezeted. Mivel az időhiány sosem elhanyagolható tényező, három részre bontottam a javaslatokat  ― utolsó pillanatos tűzoltástól az alapos felkészülésig.

Ha 10 perc múlva megbeszélés…

akkor már nincs idő hosszas koncepcióalkotásra, de néhány ráhangoló lépés a kocsiban, a buszon, a lépcsőházban vagy a folyosón (akár a telefonodat átpörgetve) látványos javulást tud eredményezni az összeszedettségedben.

1. Fogj egy cetlit, és írd össze a témákat, ahogy eszedbe jutnak.
Ha már összehívtál egy megbeszélést (akár azért, mert szokás, akár más okból), akkor valószínűleg köröz a fejedben néhány sürgős apróság, meg néhány nem-sürgős-de-fontos téma, amikről szeretnél egyeztetni. Írd le őket válogatás nélkül, hogy ne a megbeszélésen kelljen rajtuk gondolkodni, mit hagytál ki, vagy miről akartál még beszélni.
Két további ökölszabály: egyrészt ne azon tipródj, hova írsz. Ne most akarj rendszert alkotni vagy nekiállni jegyzőkönyveket rendezni, új app-ot letölteni vagy akármi ― ennek is eljön az ideje, de nem most. Fogd meg az első post-itet vagy trello-kártyát a telefonodon, ami a kezedbe akad, és írj!
Másrészt ne most próbáld kiértékelni a témákat. Írd le őket, aztán a megbeszélés alatt még mindig dönthetsz arról, hogy más sorrendbe teszed vagy kihagysz egyet-kettőt. Lényeg, hogy minden lehető dolog ott legyen, amiből válogatnod kell.

2. Fusd át az előző megbeszélés jegyzőkönyvét.
Így eszedbe juthat (legkésőbb most), hogy mit hagytatok félbe, milyen határidők voltak, kik voltak a felelősök, milyen témákban kell az előrehaladásról érdeklődni, kiknél milyen további kérdések vannak. Ezekkel is egészítsd ki a cetlidet (google-keep-jegyzetedet / doksidat / stb.)

3. Ha írtál megelőző emailt a megbeszélésről, amiben kértél javaslatokat a munkatársaktól, akkor ellenőrizd a válaszokat! Ezeket a javaslatokat is vezesd fel a cetlire, a javaslattevő nevével együtt.

4. Vidd magaddal a cetlit a megbeszélésre! :)

HA 30 PERC MÚLVA MEGBESZÉLÉS…

… akkor vedd végig az előző pontban leírt lépéseket úgy, hogy lehetőleg egy táblázatba vagy Excel-táblába írod be a pontokat, majd

5. Sorold be az összeszedett témákat a céljaid szerint.
Erről a témáról bővebben lesz még szó nemsokára, de addig is minden egyes téma esetén gondold végig (és írd be a táblázat következő oszlopába): milyen kimenetet vársz a témától, hova szeretnél eljutni a megbeszélés során?

• Tájékoztatni akarod a résztvevőket valami történésről? (Tájékoztatás)
  Ez egy rövid pont ― csak elmondod az infót és kész. Légy lényegretörő!
• Operatív problémát kell közösen kezelnetek? (Döntés, Felelősök, Határidők)

Ez esetben konkrét lépéseket kell egyeztetni, konkrét feladatokat kiosztani ― tehát a jegyzőkönyvben a lépések, a hozzátartozó felelősök ill. a határidők kell hogy szerepeljenek.

• Komplex problémát viszel eléjük, ami hosszabb folyamatnak lesz a része? (Vita)

Ebben az esetben nem biztos, hogy az a cél, hogy rögtön döntés is szülessen, lehet, hogy érdemes csak beszélgetni egy darabig a témáról, hogy aztán egy következő megbeszélésig “összeérhessenek” a gondolatok.

• Valamilyen lezárult projekt tanulságait gyűjtitek össze közösen? (Értékelés)

Ha a konkrét témád nem besorolható a fenti négy típusba, akkor gondold végig: mi az az egyedi kimenet, amit vársz a megbeszéléstől a témával kapcsolatban?
6. Harmadik oszlop: Tervezz a témákhoz részidőket.
Így könnyebben látod útközben (is), hogy hol tartotok időben, mennyire csúsztak meg a témák, és könnyebb tartani az időkereteket. Fontos még, hogy ne annyi időt írj az egyes pontokhoz, amennyit szeretnél, hogy legyen, hanem amennyi valójában várhatóan lesz! :-) Lehet, hogy elsőre még nagy hibával sikerül csak a becslés (én legalábbis így voltam vele az elején), de ne add fel ― legközelebb majd jobban megy. Ezt is érdemes gyakorolni, mert az időtartás kulcsa a minél reálisabb tervezés.
Ha már a tervezésnél látszik, hogy túl sok a téma, döntsd el, hogy mit hagysz ki. Soha ne próbálj meg kétszer annyi témát bezsúfolni, mint amennyi belefér az időbe! És előfordul, hogy nem az a jó megoldás, ha a tervezett 15 perc helyett csak 7,5-öt szánunk egy napirendi pontra ― ezt nem minden téma viseli el, ilyenkor inkább az egészet vedd ki, és tedd át egy következő meetingre.
7. Vidd be a táblázatot az értekezletre, és folyamatosan figyeld az időbeosztást!

HA HOLNAP VAN A MEGBESZÉLÉS...

 8. Gondold végig, hogy a megbeszélés funkciói közül mi fér még bele az operatív témákon kívül. (Erről a témáról nemsokára bővebben is írunk…)
9. Küldd el a kollégáknak az általad tervezett témákat az időrenddel együtt, és írd meg nekik, hogy várod az ő javaslataikat is! 
Sok munkatársnál lényegtelen, hogy elküldöd-e a témákat, mert úgysem nézik meg előre. Vannak viszont olyan megfontolt, előre tervező típusok, akik jobban érzik magukat, ha fejben fel tudnak készülni a megbeszélésre ― az előzetes témalista nekik szól. Ők így jóval hatékonyabban össze tudják szedni a gondolataikat, és ― mivel felkészültebbnek érzik magukat ― bátrabban is nyilatkoznak majd a megbeszélésen.

 Pótó Judit