Hogyan vezess értekezletet? -- Második rész

Egy hatékony értekezlet nemcsak jól szervezett, hanem célorientált is. Ahhoz, hogy a megbeszélés valóban előremozdítsa a munkát, először érdemes tisztázni az egyes napirendi pontok funkcióját és ennek megfelelően megtervezni a találkozót.

Funkció-lista: válogasd szét a témákat!

Nem minden napirendi pont szolgálja ugyanazt a célt, ezért fontos előzetesen tisztázni, milyen típusú témák kerülnek terítékre:

• Tájékoztatás: amikor információkat adunk át a csapatnak, például új irányelvekről vagy fejleményekről.

• Döntéshozatal: amikor egy konkrét kérdésben konszenzusra kell jutni.

• Elköteleződés erősítése: amikor motiválni szeretnénk a résztvevőket és növelni a felelősségérzetüket.

• Közös ötletelés: amikor kreatív megoldásokat keresünk egy adott problémára.

• Beszámolás: amikor egy projekt vagy feladat állapotáról adunk visszajelzést.

• Beszámoltatás: amikor a csapattagokat kérjük számon egy-egy elvégzett munkáról, vagy státuszolunk, ki hol tart a feladatokkal.

• Egyéb: ide sorolhatók az ad-hoc problémák, a konfliktuskezelés vagy éppen a csapatépítési célú elemek, vagy a kollégák is behozhatnak olyan dolgokat, amivel elakadtak és közösen lehetne megoldást találni.

Ha előre meghatározzuk a napirendi pontok funkcióját, az segít fókuszáltan tartani az értekezletet, és elkerülni az elhúzódó, eredménytelen megbeszéléseket.

Kommunikáció az értekezlet elején

Az értekezlet hatékonyságának egyik kulcsa az egyértelmű kommunikáció az elején.  Mondd el a résztvevőknek:

• Mi a megbeszélés célja?

• Milyen eredményeket vársz az egyes napirendi pontoktól?

• Mik az elvárások az egyes résztvevőkkel szemben? Ez segít, hogy mindenki tudja, mire kell koncentrálnia, és elkerülhetők a félreértések.

Csapatommal az értekezleteket mindig bejelentkező körrel kezdjük, ami biztosít egy kis ráhangolódást a megbeszélésre és egymásra. Általában valami személyeset is mesélnek röviden, hogy mi volt a hétvégén, milyen öröm érte őket; vagy ha valakinek szülinapja van, akkor hozunk egy kis finomságát, és ez alatt a rövid laza rész alatt elfogyasztjuk. Egy-egy ember két perc, aztán továbbpasszolja valaki másnak. Ez nagyon sokat ad hozzá a csapatidentitáshoz, de nagyon világosan tisztázni kell a kereteket,  nehogy kaszinózássá fajuljon :). A másik dolog, amit a bejelentkező körben mondanak, hogy milyen munkahelyi feladat vár rájuk a héten.

Időtartás – hogy ne essen szét, ugyanakkor hogy ne öld meg a témát?

Ennél a pontnál a kulcs a rugalmasság. Egy értekezlet ideális hossza függ a témák számától és mélységétől, de általában 30-60 perc között mozog. Az ennél hosszabb megbeszélések gyakran szétesnek és fárasztóvá válnak. Ha egy téma fontos, de láthatóan hosszabb időt igényelne, érdemes egy külön megbeszélést szentelni neki, hogy ne terhelje az egész csapatot.

 Fókusztartás és légkörteremtés

• Operatív döntések idején: Határozottan vezesd a megbeszélést, hogy a döntéshozatal gyors és hatékony maradjon.

• Kreatív gondolkodás során: Teremts olyan légkört, ahol mindenki mer nyitottan gondolkodni és ötleteket megosztani, akár humorral vagy szokatlan nézőpontokkal is.

• Önálló témák leválasztása: Ha egy téma túlságosan elmélyül vagy elviszi az időt, jegyezd fel és tűzz ki neki egy külön alkalmat.

Munkatársak kezelése – hogyan tartsd kordában az időt?

• Hozz létre egy időkeretet minden napirendi pontra és ragaszkodj hozzá.

• Szükség esetén tereld vissza a beszélgetést a fő témára, ha az eltér.

• Használj moderációs technikákat, például egy kijelölt időmérőt vagy egy beszélgetésvezetőt, aki segít tartani a kereteket.

• Adj szerepeket: ha valaki hajlamos túl sokat beszélni, kérd meg, hogy jegyzeteljen vagy facilitáljon egy részt.
  

Zárókérdések és az értekezlet lezárása

A megbeszélés végén érdemes összefoglalni a legfontosabb döntéseket és akciópontokat:

• Milyen döntések születtek?

• Kinek milyen feladata van és milyen határidővel?

• Milyen lépéseket kell még megtenni?

• Mikor és hogyan történik a következő visszacsatolás?

Egy jól vezetett értekezlet nemcsak hatékonyabbá teszi a munkát, hanem erősíti a csapatmunkát és az elköteleződést is. Ha következetesen alkalmazod ezeket az elveket, az értekezleteid idővel gördülékenyebbé és eredményesebbé válnak, ráadásul támogatják az információáramlást.

Pótó Judit