Delegálás
Ha vezető vagy, a feladatod a munkatársaid motiválása a közös célotok felé, és bár természetesen neked is ki kell venned a részed a munkából, nem csinálhatsz mindent egyedül. Egy új vezetőnek természetesen nehéz átállnia a “csinálásról” a “vezetésre”, különösen, ha pont kiemelkedő teherbíró képességével tűnt ki és került vezetői pozícióba. A vezetés azonban egy teljesen más típusú gondolkodásmódot igényel (a stratégiai gondolkodásról bővebben itt), ha pedig a korábban végzett feladatainkat megtartva akarjuk az újakat is elvégezni, az hamarosan kiégéshez vezethet. Bár fontosnak tűnhet az ilyen mértékű bevonódás, de vajon valóban ugyanolyan értékes, mintha a vezetői feladataiddal tudnál foglalkozni, mert képes vagy delegálni? Ahogy az elfoglalt ember nem feltétlenül hatékony, úgy az ilyen munkavégzés sem feltétlenül éri el azt a célt, amiért vezető lettél.
Van-e problémád a delegálással? Ehhez először válaszolj egy egyszerű kérdésre: ha hirtelen okból kifolyólag egy hétig nem tudnál dolgozni, mi történne a munkahelyeden? Leállnának a folyamatok, vagy mindenki tudná, mi a feladata, és haladna a tervek megvalósítása felé? Ha nem vagy biztos benne, hogy nem lenne gond a hirtelen hiányodból, akkor persze megnyugtathatod magad, hogy lám, milyen fontos munkát végzel, de azon is érdemes elgondolkodni, hogy valóban vezetői munkát látsz-e el, vagy egy vezetői tisztséggel is rendelkező sztahanovista vagy? Az alábbiakban röviden áttekintjük, mi akadályozhat és mi segíthet a delegálásban, illetve milyen előnyök kapcsolódhatnak ahhoz, ha fejleszted a delegálási képességedet:
Akadályok:
2. Lépj hátra, hogy lásd a teljes képet!
Ha nem látod át a feladatokat, nem tudod kiosztani őket. A munkafolyamatok elemzése és optimalizálása vezetői feladat, hiszen a vezető látja, mely kirakós részecskék illenek egymás mellé, milyen erőforrás-kihasználás a legelőnyösebb, mely feladatok mennyire sürgősek és fontosak. Ahhoz hogy képet kapj a rádbízottak feladatairól, meg kell hallgatnod őket.
3. Vond be munkatársaidat!
Ha azt tapasztalod, hogy nehézséget okoz a feladatok átadása, mert a kollégáid nem érzik igazán magukénak a rájuk bízott munkát, és nem törődnek vele felelős gazdaként, akkor érdemes azon dolgozni, hogy erősebb elköteleződést alakíts ki bennük. Ezt nem éri meg nyomásgyakorlással elérni – sokkal hatékonyabb, ha a feladat mellé a megfelelő mértékű felelősséget is átadod. Így érezhetik, hogy amit csinálnak, az számít, megvalósítható, és hogy az ő hozzáállásukon, döntéseiken is múlik a siker.
4. Legyenek egyértelműek az elvárások!
Fontos, hogy világos legyen, mit vársz el, meddig terjed a kompetenciájuk, milyen döntéseket hozhatnak önállóan, és milyen felelősséget viselnek. Tisztázzátok azt is, milyen gyakran és milyen formában egyeztettek.
5. Legyél elérhető, de ne mikromenedzselj!
Ne vonulj ki a munkából, megfelelő mértékben legyél benne a megbeszélt keretekben. Azt is érdemes egyértelműsíteni, hogy milyen pontokon nyúlhatsz majd bele a munkájukba, és ha ilyen történik, annak mi az oka – ez azért fontos, hogy lássák, a finomhangolás nem feltétlenül a munkájuk elégtelenségéből következik. (Természetesen azt is nagyon egyértelműen meg kell beszélni, ha valaki valamit nem megfelelően csinált, mulasztott vagy szembement egy utasítással.) Ahhoz, hogy rá tudd bízni a feladatokat munkatársaidra, megfelelő mértékű autonómiát kell biztosítanod nekik.
Például az egyik munkatársam feladata, hogy a céges közösségi média oldalakat kezelje. Kezdetben sokszor konzultáltunk erről, kértem, hogy vizsgálja meg a versenytársak oldalait, készítsen összefoglalót, aztán kialakítottuk a közösségi médiára vonatkozó marketing-stratégiánkat, hogy milyen témákban, milyen gyakorisággal, a nap milyen időszakában, milyen képekkel jelenjenek meg posztok, milyen posztokat szponzoráljunk stb. Időről időre felülvizsgáljuk az eredményeket (hányan látták, hányan osztották meg, mely cikkek voltak népszerűek stb.) és ehhez igazítjuk a kialakított stratégiát. Alapvetően ő készíti a posztokat, legtöbbször önállóan, néha én kérem, hogy egy-egy témáról írjon, tegyen közzé valamit és ritkán magam is posztolok. Így érzi, hogy ez az ő feladata, de valamiképpen nem magányos harcos benne, hanem közös ügyünk.
6. Mondj igent, nemet és "igen, ha"-t!
Nem kell minden felmerülő feladatra lecsapni. A teljesítmény igen fontos mutatója a munkánknak, de nem minden teljesítmény mérhető számokban, és vezetőként a te teljesítményed az eredményesen szervezett munkával beérett gyümölcs is. Így nyugodtan mondhatsz nemet, ha a prioritási listádon más feladat előrébb szerepel, vagy ha tele van a feladatlistád; illetve akkor is, ha véleményed szerint az adott feladat nem rád tartozik, vagy más jobban el tudná végezni. Természetesen sok helyen nagy bátorság kell a nemet mondáshoz, ha azonban meg tudod indokolni, hogy a cég szempontjából miért fontos, hogy másra koncentráld az energiáidat, azt bizonyára értékelni fogják. Egy olyan vezetőt, aki megbízhatóan jó minőségben szervezi a rábízott feladatokat, valószínűleg jobban fognak értékelni, mint egy olyat, aki mindent elvállal, de nem tartja a határidőket, és összecsapott munkát ad ki a kezéből. Mondj igent, ha tényleg hozzád tartozik a feladat, ha tényleg jól meg tudod csinálni és nem megy más feladataid kárára. És merj igen, ha-t mondani, azaz mondd azt, hogy elvállaljuk, ha... – és mondd meg, milyen feltételek esetén, kiket bevonva, hogyan tudod vállalni a feladatot (ez sok esetben azt jelenti, hogy koordinátorként lesz tiéd a feladat, és a megfelelő embereid között osztod szét a munkát).
(forrás: ITT)
Merza Péter
Megjegyzések
Megjegyzés küldése